محدودیت سه گانه در مدیریت پروژه: زمان ، دامنه و هزینه

مدیر پروژه

توسط جیسون وستلند |17 ژانویه 2022

فهرست مطالب

• محدودیت سه گانه چیست؟
• محدودیت سه گانه چگونه کار می کند؟
• نحوه مدیریت محدودیت سه گانه
• ابزارهایی برای مدیریت محدودیت سه گانه

محدودیت سه گانه مدیریت پروژه نام های بسیاری داده شده است - مثلث مدیریت پروژه ، مثلث آهن و مثلث پروژه - که باید به شما ایده ای بدهد که محدودیت سه گانه هنگام مدیریت یک پروژه چقدر مهم است. اگر در حال مدیریت یک پروژه هستید ، با محدودیت سه گانه کار می کنید.

بنابراین ، می توان به راحتی استدلال کرد که محدودیت سه گانه ممکن است مهمترین مفهوم در تاریخ مدیریت پروژه باشد. هنگامی که در ترکیب با نرم افزار مؤثر مدیریت پروژه استفاده می شود ، می تواند این امکان را برای شما فراهم کند که پروژه های خود را به سمت موفقیت سوق دهید.

محدودیت سه گانه در مدیریت پروژه چیست؟

بنابراین ، محدودیت سه گانه چیست؟این آسان است ، این یک الگوی محدودیت های ذاتی در مدیریت یک پروژه است. این محدودیت ها سه برابر است:

1. هزینه: محدودیت های مالی یک پروژه ، همچنین به عنوان بودجه پروژه شناخته می شود
2. دامنه: وظایف لازم برای تحقق اهداف پروژه
3. زمان: برنامه برای رسیدن به پروژه

در اصل ، محدودیت سه گانه بیان می کند که موفقیت این پروژه تحت تأثیر هزینه ها ، زمان و دامنه آن قرار دارد. به عنوان یک مدیر پروژه ، می توانید با متعادل کردن این سه محدودیت از طریق تجارت ، محدودیت سه گانه را کنترل کنید. ما توضیح خواهیم داد که چگونه این معاملات در بخش زیر کار می کنند.

اگرچه درست است که محدودیت سه گانه بخش مهمی از هر پروژه موفق است ، اما موفقیت را تعیین نمی کند. پروژه ها از بسیاری از قسمت ها ساخته شده است ، بیش از سه مورد که محدودیت سه گانه را تشکیل می دهند. به همین دلیل است که برخی از کارشناسان مدیریت پروژه سه محدودیت دیگر را به این مدل اضافه کرده اند تا بهتر ترین مناطق مهم یک پروژه را منعکس کنند. آن ها اینجا هستند:

• کیفیت: استانداردهای کیفیت برای هر پروژه وجود دارد ، خواه تحویل نهایی آن محصولی ملموس یا نامشهود باشد. مدیران پروژه برای کنترل کیفیت به یک برنامه مدیریت کیفیت نیاز دارند.
• ریسک: خطر ذاتی برای هر پروژه است. به همین دلیل مدیران پروژه برای توضیح چگونگی رسیدگی به خطرات پروژه باید یک برنامه مدیریت ریسک ایجاد کنند
• سود: انواع مختلفی از مزایای به دست آمده از یک پروژه وجود دارد. مدیران پروژه باید اطمینان حاصل کنند که ذینفعان پروژه بهترین سود مالی ممکن را کسب می کنند.

محدودیت سه گانه چگونه کار می کند؟

همانطور که گفته شد ، مدیران پروژه می توانند هزینه ، زمان و دامنه یک پروژه را با معاملات تجاری افزایش یا کاهش دهند تا آن را در برنامه و بودجه نگه دارند. بیایید ببینیم که چگونه این مثلث پروژه با چند نمونه کار می کند.

• زمان و دامنه: شما می توانید دامنه پروژه خود را کاهش دهید تا در صورت استفاده از برنامه ، مدت زمان پروژه خود را نیز کاهش دهد. در حالت مخالف ، در صورت ارائه فعالیت های پروژه های اضافی ، می توانید طول جدول زمانی پروژه خود را افزایش دهید.
• هزینه و دامنه: با کاهش دامنه پروژه ، باید کارهای کمتری را انجام دهید ، این به معنای هزینه های پایین تر است. در حالت مخالف ، دامنه پروژه بزرگتر به معنای هزینه های بالاتر است.
• هزینه و زمان: در برخی از پروژه ها ، زمان و هزینه می تواند به طور مستقیم مرتبط باشد. به عنوان مثال ، هزینه های اجاره تجهیزات یا نیروی کار به طور مستقیم با زمان مورد نیاز آنها متناسب است.

تمام این سناریوها از محدودیت سه گانه برای مدیریت پروژه استفاده می کنند ، اما تجارت های احتمالی بسیاری وجود دارد که می توانند در یک پروژه رخ دهند ، که شامل کیفیت ، ریسک و فواید نیز می شود.

با استفاده از داشبورد مدیریت پروژه ، یک مدیر می تواند با پیشرفت پروژه ، پروژه را حفظ کند. معیارهایی مانند برنامه ، هزینه و دامنه پروژه به راحتی قابل ردیابی هستند. با استفاده از این اطلاعات ، یک مدیر پروژه می تواند مسائل را شناسایی کرده و محدودیت سه گانه را تنظیم کند تا از ابتلا به این مشکلات به مشکلات جلوگیری شود. ProjectManager دارای یک داشبورد در زمان واقعی است که تمام داده های مهم پروژه را ارائه می دهد که بر محدودیت سه گانه تأثیر می گذارد.

نحوه مدیریت محدودیت سه گانه

محدودیت سه گانه ساده به نظر می رسد ، اما این فقط روی سطح است. هر یک از سه نقطه این مثلث را می توان برای آشکار کردن معنای عمیق تر بسته بندی کرد.

هزینه

تعهد مالی این پروژه به چندین متغیر بستگی دارد. منابع موجود ، از مواد تا افراد وجود دارد که همه شامل هزینه ها هستند.

همچنین هزینه های ثابت و متغیر ذاتی در هر پروژه مانند تجهیزات یا نیروی کار وجود دارد که باید محاسبه شود. این می تواند با استفاده از کارگران قرارداد یا برون سپاری به طور جدی بازی کند.

این همان کاری است که مدیران پروژه برای کنترل هزینه ها انجام می دهند:

• هزینه های تمام وظایف موجود در محدوده پروژه را تخمین بزنید
• بودجه پروژه را بر اساس هزینه های تخمین زده شده پروژه ایجاد کنید
• از بودجه پروژه به عنوان یک مبنای هزینه استفاده کنید ، که برای کنترل هزینه ها در هنگام اجرای پروژه استفاده می شود
• تمام هزینه های پروژه را کنترل کنید تا هزینه های خود را تحت بودجه پروژه حفظ کنید
• در صورت لزوم بودجه پروژه را تنظیم کنید

محدوده

همانطور که گفته شد، محدوده پروژه به تمام کارهای پروژه مورد نیاز برای تکمیل پروژه اشاره دارد. مدیریت آن کار برای موفقیت پروژه حیاتی است. هنگام مدیریت دامنه، مهم است که وظایف خود را اولویت بندی کنید، تا بتوانید منابع را به طور مؤثر برنامه ریزی و تخصیص دهید.

برای مدیریت دامنه، مدیران پروژه:

• از یک برنامه مدیریت محدوده استفاده کنید تا به وضوح مشخص کنید که چه فعالیت های پروژه انجام خواهد شد
• طرح مدیریت محدوده را با همه ذینفعان به اشتراک بگذارید تا همه در یک صفحه باشند
• از دستورات تغییر برای جلوگیری از خزش دامنه استفاده کنید و تمام تغییرات ایجاد شده در محدوده پروژه را پیگیری کنید
• مدیریت انتظارات ذینفعان برای حفظ محدوده پروژه
• از ابزارها و تکنیک های مدیریت کار برای پیگیری تمام فعالیت های پروژه در محدوده استفاده کنید

این اقدامات مدیریت محدوده انجام شده توسط مدیران پروژه همگی ضروری هستند زیرا مدت زمانی که هر کار نیاز دارد برای هزینه و کیفیت محصول نهایی بسیار مهم است. این می تواند تأثیر زیادی بر زمان بندی و هزینه داشته باشد، به خصوص اگر پروژه در مقیاس بزرگ باشد.

الگوی محدوده پروژه

برای مدیریت بهتر پروژه های خود از این قالب رایگان Project Scope برای Word استفاده کنید.

دانلود فایل Word

ProjectManager دارای ویژگی های مدیریت وظایف است که به راحتی می توانید وظایف خود را اختصاص دهید، مرتب کنید و اولویت بندی کنید. به این ترتیب شما می توانید تمام وظایف حیاتی پروژه را به افراد مناسب محول کنید و از خزش دامنه وحشتناک جلوگیری کنید. به علاوه، با ارائه به اشتراک گذاری فایل و نظرات کار، همکاری در سطح کار را فعال می کنیم.

زمان

در اصل، برنامه زمانبندی پروژه، جدول زمانی تخمینی است که برای تکمیل پروژه یا تولید محصول نهایی اختصاص داده شده است. معمولاً این با تخمین زمانی که هر کار پروژه طول می کشد، مشخص می شود.

یک ساختار شکست کار (WBS) برای شناسایی تمام فعالیت های پروژه استفاده می شود. سپس مدیران پروژه می توانند از تکنیک های زمان بندی مختلف مانند روش مسیر بحرانی یا نمودارهای PERT برای تعیین مدت کل پروژه استفاده کنند.

در اینجا آنچه مدیران پروژه برای کنترل زمانبندی پروژه انجام می دهند آورده شده است:

• از نمودار گانت برای تجسم برنامه زمانبندی پروژه، تعریف توالی وظایف و نظارت بر مدت زمان هر کار استفاده کنید.
• ایجاد خط مشی ها، رویه ها و مستندات برای برنامه ریزی، اجرا و نظارت بر برنامه زمانبندی پروژه
• تخصیص منابع به طور موثر با استفاده از یک برنامه زمان بندی منابع برای جلوگیری از تنگناها
• برای تعیین اینکه آیا پروژه ها در مسیر درست هستند یا نه، خط مبنا برنامه را با پیشرفت واقعی مقایسه کنید

اکنون که ما آموخته ایم که اکثر مدیران پروژه برای کنترل محدودیت سه گانه چه کاری انجام می دهند ، بیایید در مورد ابزارهای مدیریت پروژه که می توانید از آنها استفاده کنید برای کمک به شما در این فرآیند یاد بگیریم.

کنترل محدودیت سه گانه با ProjectManager

همانطور که در بالای پست ذکر شد ، محدودیت سه گانه هنگام استفاده در رابطه با یک نرم افزار مدیریت پروژه بهترین راه برای کنترل پروژه شما و هدایت آن به سمت یک هدف موفق است. ProjectManager یک نرم افزار مدیریت پروژه مبتنی بر ابر با داده های زمان واقعی است که به مدیران پروژه قدرت مدیریت هر بازوی محدودیت سه گانه را می دهد: هزینه ها ، زمان و دامنه.

هزینه

ProjectManager به شما کمک می کند تا هزینه های پروژه خود را ردیابی کنید تا مطمئن شوید که بیش از حد هزینه ندارید. می توانید بودجه ایجاد کنید ، هزینه های پروژه را اضافه کنید و نرخ ساعتی را برای تمام منابع خود وارد کنید. هزینه های داشبورد در زمان واقعی و پنج معیار دیگر در پروژه شما و گزارش های مربوط به آنها را فوراً در نمودارها و نمودارهای آسان برای خواندن گزارش می دهد. این یک روش آسان برای توجه به هزینه های شما و اطمینان از هماهنگی با بودجه خود است. اکنون می توانید قبل از اینکه مشکلی ایجاد کنند ، مسائل مربوط به بودجه را بدست آورید.

زمان

برنامه شما می تواند از شما دور شود ، اما نه با ProjectManager. هنگامی که کارها به روز می شوند ، فوراً در سراسر نرم افزار منعکس می شوند. این بدان معناست که گزارش ها و داشبورد شما دقیق و فعلی هستند. شما حتی می توانید پیشرفت وظایف فردی را در نمودار آنلاین گانت مشاهده کنید ، جایی که نوار مدت زمان نشان می دهد که چه میزان پیشرفت در این کار انجام شده است.

برگه های زمانی با وظایف تیم همگام سازی می شوند ، که باعث می شود اعضای تیم بتوانند وظیفه خود را انتخاب کنند و فقط وارد آن شوند. این زمان آنها را به برگه Timeshe برگه می کند ، که می توان با چند کلیک پیش نمایش و تأیید شد.

محدوده

دامنه در طول پروژه تغییر می کند و ProjectManager ابزاری برای انعطاف پذیری با این تغییرات دارد. چندین نمایش پروژه وجود دارد ، بنابراین می توانید از Gantt به صفحه Kanban تغییر دهید تا در گردش کار خود دید. کارت های Kanban ، که نمایانگر وظایف هستند ، با اولویت تنظیم می شوند ، که می توانند با تغییر ارتباط آن کارها تغییر کنند.

نکته جالب در مورد تابلوهای Kanban این است که آنها برای ارائه وظایف به اعضای تیم فقط در صورت وجود منابع و ظرفیت برای تکمیل آنها تنظیم شده اند. با تغییر دامنه پروژه ، هیئت مدیره Kanban می تواند به سرعت تنظیم شود.

اگر متوجه می شوید تیم ها تحت عنوان یا به طور کلی مشخص شده اند ، می توانید آن را در صفحه بار کار متعادل کنید. صفحه بار کار دارای نمودارهای رنگی است که نشان می دهد در یک نگاه که با کارها بیش از حد بارگیری می شود و چه کسی در دسترس است. شما می توانید کار آنها را به سرعت و به راحتی مجدداً تغییر دهید تا پروژه در محدوده باشد.

محدودیت سه گانه به شما در مدیریت پروژه خود کمک می کند. برنامه ریزی برای برنامه ، دامنه و هزینه پروژه شما به شما در دستیابی به اهداف و اهداف خود کمک می کند. ProjectManager ، یک نرم افزار مدیریت پروژه مبتنی بر ابر ، به شما ابزاری برای استفاده مؤثر از این مدل می دهد. ببینید که چگونه داشبورد و نمودارهای تعاملی در زمان واقعی ما می توانند با انجام این آزمایش 30 روزه رایگان به شما کمک کنند.